Antes de automatizar: una ONG que lo llevaba todo en Excel
Una ONG gestionaba en hojas de Excel sueltas la facturación, las subvenciones, los donantes, las personas atendidas y el voluntariado. Nada estaba conectado y cada proceso dependía de una persona concreta. Este caso está en marcha, así que no voy a contar resultados: voy a contar el método, que es lo que más se repite cuando un negocio u organización me dice «lo llevamos todo en Excel».
El problema
Cuando todo vive en Excel, el problema no es el Excel. El problema es que cada hoja es una isla. Los datos de un donante están en una, sus cuotas en otra y su certificado de donación se prepara a mano en una tercera. Si la persona que lleva esa hoja se va de vacaciones, el proceso se para.
En la primera reunión, la ONG lo describió así: procesos desorganizados, todo en Excel, nada conectado. Y la reacción natural en estos casos es pedir «digitalizarlo todo». Pero ese es el error más caro: empezar por la herramienta, comprar un programa grande y descubrir a los seis meses que no encaja con cómo se trabaja de verdad.
Lo que hice
Antes de proponer nada, he preparado un guion de trabajo en tres partes. Lo uso con esta ONG y me sirve para cualquier organización que viva en hojas de cálculo.
1. Visión general e inventario por dolor
Primero, una foto completa: qué procesos hay, qué hojas los sostienen, qué se quiere conseguir, con qué presupuesto y en qué plazos. Y, sobre todo, un inventario de procesos ordenado por lo que más duele: cuántas horas al mes se lleva cada uno, cuántos errores genera y si depende de una sola persona.
2. Una ficha por cada uno de los peores procesos
De ese inventario elijo los 3 a 5 procesos que más duelen y hago una ficha de cada uno: qué lo dispara, qué pasos tiene, qué datos se copian a mano de un sitio a otro, qué volumen mueve, quién aprueba, qué sale al final y qué excepciones aparecen. Pido una copia del Excel real, con los datos personales quitados, porque ahí se ve lo que nadie cuenta en una reunión.
3. Lo propio de una ONG
Una ONG no es una empresa cualquiera. Tiene que justificar subvenciones, gestionar las remesas de cuotas de los socios, preparar el modelo 182 de donaciones y coordinar al voluntariado. Y trata datos muy sensibles de las personas que atiende, lo que condiciona dónde y cómo se pueden guardar. Todo eso tiene su propio bloque de preguntas.
La sesión de observación
Después de la entrevista viene lo más útil: sentarme con la persona que hace el trabajo, no con quien lo dirige, unos 30 minutos por proceso, mientras lo ejecuta con su Excel real. Ahí aparecen las reglas que nadie había escrito, los pasos que se saltan y los atajos que solo conoce esa persona.
De ahí, la tabla de prioridades
Con todo eso sale una tabla: proceso, horas al mes, errores, dependencia de una persona, volumen e impacto. Y de esa tabla salen las fases y el presupuesto. Nada de «vamos a digitalizarlo todo»: se empieza por lo que más horas libera y más riesgo quita.
Resultados reales
Este proyecto está en curso. Ya está hecha la primera reunión y el guion de profundización, y el siguiente paso es la sesión de observación de los procesos elegidos.
Todavía no hay resultados que contar, y prefiero decirlo así antes que adelantar cifras que no existen. Cuando haya fases terminadas, lo contaré en otro artículo.
Qué puedes aplicar en tu negocio
- Haz una lista de tus procesos y ordénala por dolor. Horas al mes, errores y si depende de una sola persona. Con eso ya sabes por dónde empezar.
- Mira cómo se hace, no cómo se cuenta. Pídele a quien hace el trabajo que te lo enseñe con el Excel real. Lo que de verdad pasa casi nunca coincide con el procedimiento oficial.
- Escribe las excepciones. El dato que falta, el duplicado, la cancelación de última hora. Ahí es donde fallan las automatizaciones hechas con prisa.
- Decide la herramienta al final. Primero el proceso, luego las prioridades, y solo entonces qué programa o qué automatización encaja.
Si te interesa ver a dónde lleva este método cuando el proceso ya está claro, tienes cómo una empresa de socorrismo dejó de cuadrar turnos en Excel y el servicio de agentes y automatización con IA.
Hablamos 30 minutos
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